Para melhorar o desempenho de uma loja ou negócio, é de extrema importância avaliar como estão os processos utilizados no dia a dia. Estas avaliações, exames e análises são feitas por meio de auditorias internas, uma ferramenta fundamental para o varejo. É uma atividade independente e tem o objetivo de melhorar as operações de uma organização. Mas é muito comum que varejistas, mesmo realizando auditorias internas, sintam que este procedimento não está gerando resultados reais. Então o que fazer quando algo tão importante como a auditoria interna da sua rede parece falhar?

Qual a importância da auditoria interna no varejo?

Segundo NBC TI 01 (que substitui a NBC T 12), “a auditoria interna compreende os exames, análises, avaliações, levantamentos e comprovações, metodologicamente estruturados para a avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos, dos sistemas de informações e de controles internos integrados ao ambiente, e de gerenciamento de riscos, com vistas a assistir à administração da entidade no cumprimento de seus objetivos”.

Para o varejo, a auditoria interna se mostra essencial para a finalidade de aperfeiçoar processos, gestão e controles internos, garantindo soluções que resolvam as não-conformidades apontadas nos relatórios finais. É com este procedimento que conseguimos garantir mais excelência em todas as etapas do varejo, indo do estoque à frente de caixa. Com uma análise bem-feita, o varejista consegue garantir que os pontos-cegos e falhas sejam mitigados com rapidez e eficiência, buscando com que não voltem a acontecer. Se estas falhas e problemas retornam sempre e não são solucionados, é sinal de que sua auditoria interna no varejo pode estar falhando.

Motivos que levam uma auditoria interna no varejo a falhar

  • Falta de uma visão compreensiva dos riscos corporativos;
  • Planejamento do trabalho de auditoria ineficiente (planejamento/execução/comunicação) – Não ter elaborado os seguintes aspectos: objetivo, escopo, cronograma, avaliação de riscos anteriores, pontos gerados em auditorias anteriores, identificação de objetivos e riscos inerentes, matriz de riscos e controles, programa de trabalho de Auditoria Interna;
  • Concentração de auditorias de conformidade ao invés de trabalhos de eficiência e eficácia – Não se pode ter apenas auditorias de conformidades (regulamentares etc.). Deve-se avaliar o ambiente de controles internos dando respostas aos riscos;
  • Aplicação de procedimentos e amostragens ineficientes – Deve-se utilizar a estatística com base em estudo de amostra para que de forma correta e assertiva se possa chegar a um número aceitável de itens a serem avaliados/testados. A opinião não é sobre a amostra específica, é sobre o universo de amostragem do processo;
  • Não observação das Normas de Auditoria Interna – Necessária a revisão e supervisão de trabalhos de auditoria interna por profissionais mais capacitados/experientes nos trabalhos que são concluídos nas auditorias;
  • Baixo grau de persuasão nas recomendações de auditoria – Baixo nível/quantidade de implementação das recomendações sugeridas pela Auditoria Interna, demonstrando pouca persuasão/compreensão da importância;
  • Falta de independência – Quanto mais restrito e dependente for o setor de Auditoria Interna no varejo, menor o nível de contribuição e pouca agregam à organização.

11 recomendações para fortalecer a atividade de auditoria interna no varejo

  • Pensamento sistêmico e “fora da caixa”;
  • Conhecer os ciclos de negócios da Companhia, ou seja, o fluxo geral dos processos com dinâmica na geração de caixa (um dos principais direcionadores/objetivos estratégicos);
  • Visão abrangente dos riscos corporativos (estratégicos e operacionais), relacionados aos objetivos dos processos da Companhia;
  • Ir além do viés financeiro (impacto financeiro), como riscos de Imagem, Market Share, Fraude, Continuidade ou Parada nas Operações etc.;
  • Não menosprezar o planejamento do trabalho;
  • Quanto melhor planejar, melhor o resultado dos trabalhos;
  • Realizar mais trabalhos de eficiência e eficácia;
  • Habilidade da aplicação dos procedimentos de amostragem;
  • Aplicação das normas de auditoria interna (normas de atributos e desempenho – IPPF International Professional Practices Framework);
  • Aumentar o grau de persuasão nas recomendações;
  • Assegurar linha segura (independente) à Alta Administração.

Dica de ouro: aproveite os benefícios da tecnologia

Para garantir uma auditoria interna no varejo ainda mais eficaz, os varejistas podem contar não apenas com processos já conhecidos, mas também com a ajuda da tecnologia. Há ferramentas que reúnem informações importantes sobre os processos e o dia a dia das lojas de varejo, que podem trazer dados mais apurados no momento de realizar a auditoria. A tecnologia é a grande aliada nas auditorias pela evidência, constatação, agilidade e assertividade. É o caso do EASiCash e do EASiGuard, que ajudam na auditoria das operações de frente de caixa e de eventos de alarme das antenas antifurtos:

  • EASiGuard – plataforma EAS inteligente + CFTV, garante evidência em vídeo para cada disparo da antena antifurtos, vinculando um clipe de vídeo a cada disparo da antena antifurtos. Esta tecnologia permite realizar a auditoria de eventos e melhoria contínua de processos através da identificação das causas de possíveis ocorrências de furtos e treinamento de equipe.
  • EASiCash – software web de última geração para monitoramento de frente de caixa com armazenamento em nuvem. Além de atuar na supervisão remota das operações (autorização remota de cancelamento de item, por exemplo), o sistema disponibiliza áudio e vídeo dos processos na frente de caixa, associados ao cupom fiscal, permitindo auditoria de processos, identificação de erros e fraudes com objetivo de reduzir as perdas e melhorar a acurácia de estoque. Além disso, as detecções de fraudes com evidências podem ser utilizadas como prova legal.

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Boas práticas aliadas a tecnologias inteligentes podem garantir uma imensa melhoria em seus processos no varejo. Invista em auditoria e soluções tecnológicas e tenha seus processos do varejo funcionando a pleno vapor.